¿Que hacer frente a una convocatoria de proyectos?

Por Suzzane Baker (Changing Tides – https://www.changingtides.eu/ )

No conozco ninguna organización sin fines de lucro que no se entusiasme cuando ve una convocatoria de proyectos. Después de todo, una convocatoria para enviar un proyecto es una oportunidad de contribuir a los objetivos de su organización. Es una posibilidad de recibir dinero que puede ayudarlo a trabajar en su misión. Una oportunidad de, tal vez, tener un salario para su personal, o comprar algún equipo que necesite, o imprimir un folleto que ha estado en su computadora esperando ese momento. En resumen, los sueños que ha alimentado pueden hacerse realidad si obtiene dinero por ellos, y una convocatoria es el punto de partida para hacerlo realidad.

Espera un minuto

Es cierto que el llamado a una convocatoria de proyectos puede ser un punto de partida para obtener dinero para los sueños de su organización. Pero solo si la convocatoria y los sueños de su organización coinciden. Y solo si puede dejar eso muy claro al financiador.

Por pequeña que parezca la convocatoria, o por fácil que sea aplicar para ella, esto lleva tiempo. Es hora de leer, pensar, escribir con atención. Para releer. Para asegurarse. Por pequeña que crea que es la tarea, duplique la cantidad de tiempo que dedica a hacerlo.

Lea cuidadosamente

Primero, debe averiguar cuál es el objetivo declarado de la llamada. ¿En qué quiere invertir su dinero el financiador? Suelen tener muy claro lo que quieren. Y a veces incluso dejan muy claro lo que no quieren. Vea un buen ejemplo: http://www.feminist-review-trust.com/guidelines/

Revise cuidadosamente quién es el financiador. ¿Cuál es la misión del financiador? ¿Por qué se constituyó en financiador? ¿Cuál es la historia de la organización? ¿A qué conclusión puede llegar acerca de lo que es importante para este financiador?

Lea qué proyectos han apoyado antes. ¿Reconoces algunos de los elementos que destacan en la convocatoria? Por ejemplo, consulte http://www.feminist-review-trust.com/awards/

Tómese su tiempo para leer y considerar lo que ha leído. ¿Hay entre tus sueños y planes algo que realmente encaje muy bien con lo que este financiador quiere lograr y ha apoyado en el pasado, sin ser una copia exacta?

Condiciones

Consulta las condiciones de la convocatoria. ¿Existe una cantidad máxima de presupuesto? ¿Hay costos que el financiador no cubrirá, incluso si están dentro del presupuesto máximo total? ¿Qué dice el financiador sobre el presupuesto? Por ejemplo, Feminist Review Trust dice claramente que 15.000 libras esterlinas es la cantidad máxima que dan, pero también que rara vez otorgan esa cantidad. Si revisa los premios anteriores, verá que la mayoría de las becas son mucho más pequeñas, en el rango de GBP 4,000 a GBP 6,000 con la más alta alrededor de GBP 8,000. Tenga esto en cuenta al desarrollar la idea de su proyecto.

Nunca busque el máximo en una primera aplicación con un nuevo financiador, especialmente si su historial aún es pequeño y si no conoce al financiador. A veces, una aplicación más pequeña tiene más posibilidades de éxito. Algunos financiadores pueden otorgar montos más altos después de un pequeño proyecto exitoso.

No lo olvide: cada pequeña subvención construye su experiencia y su curriculum vitae organizacional.

Fecha límite

Consulta la fecha límite. Algunos financiadores publican sus fechas límite con anticipación. De esa manera, puede decidir qué ronda de llamados es el más adecuado para usted, en términos del tiempo de preparación necesario en combinación con sus otras actividades. Consulte, por ejemplo, http://www.feminist-review-trust.com/feminist-review-trust/deadlines/ pero también https://www.ned.org/apply-for-grant/en/ (haga clic para abrir Fechas y plazos).

Considere el trabajo que se debe realizar para que la aplicación sea completa y vea qué fecha se ajusta mejor. A veces, simplemente no puedes aplicar en la convocatoria que se está anunciando porque necesitas más tiempo para prepararte.

Solicitud

Revise cuidadosamente el formulario de solicitud si lo hay, incluidas las notas que explican los diferentes elementos. A veces, un financiador solicita primero una nota conceptual, en lugar de una propuesta completa. En ese caso, la selección ocurre en dos etapas. Si se aprueba su nota conceptual, puede desarrollar una propuesta completa. Sin embargo, eso todavía no es una garantía de éxito.

Para la nota conceptual, es posible que no necesite desarrollar todas sus actividades en detalle. Es posible que no necesite proporcionar un presupuesto detallado, pero puede proporcionar solo una cantidad estimada total. Mi consejo es que SIEMPRE desarrolles tus actividades en detalle y SIEMPRE hagas un presupuesto detallado en base a esto. Ésta es la mejor manera de asegurarse de que cualquier estimación total que menciones sea realista para las actividades que planeas.

He visto con demasiada frecuencia que se estimó una cantidad que era la mitad o menos de lo que realmente se necesitaba para esas actividades. Para cuando esto quedó claro en la fase de propuesta completa, ya era demasiado tarde para corregir mucho. Porque para entonces el donante había aprobado con entusiasmo las actividades y el presupuesto del proyecto que usted presentó. Y solo había un margen del 10% para ajustar el monto total del presupuesto, que no era suficiente para cubrir la brecha del 50% (o más), por una mala estimación.

Equipo

Es mejor formar un equipo con personal de gestión de proyectos, personal de finanzas y personal de gestión en general (por ejemplo: el director ejecutivo, el director de finanzas y un director de proyecto) que se reúna periódicamente para discutir las convocatorias y las ideas de propuestas. Con estos diferentes conjuntos de habilidades, puede estar seguro que cualquier proyecto que proponga no dará lugar a una pérdida financiera u otros problemas financieros, se ajustará al perfil general de la organización y se puede implementar en la práctica.

¿Necesita ayuda?

Si su organización es pequeña o no tiene mucha experiencia, no dude en pedirme una reflexión rápida sobre una llamada o su idea preliminar. Estaré feliz de ayudar.

Consulte mis Diez consejos para presupuestos de proyectos inteligentes aquí (descarga gratuita).

En agosto, reabriré mi curso en línea sobre Diseño de proyectos. Si quieres estar entre los primeros en saberlo, suscríbete a mis actualizaciones semanales aquí.

Autor entrada: IDEPA